Ускорение документооборота в онлайн-школе Skyeng

Заказчик

Онлайн-школа английского языка Skyeng создана в 2012 году. Спустя несколько лет она стала самой крупной в России — в 2020 году в ней обучалось около 100 000 студентов и преподавало более 11 000 специалистов. Журнал Forbes включил Skyeng в топ-20 самых дорогостоящих российских интернет-компаний.

Ситуация

Раньше в Skyeng не использовали специализированных систем электронного документооборота. Все поступившие и отправленные документы заносили в Excel-таблицы, которые медленно загружались из-за объема корреспонденции, пропорциональному масштабу бизнеса. Согласование документов затягивалось, особенно в тех случаях, когда в процессе участвовало несколько подразделений. Поиск документов, которые хранились в разных местах, стал слишком сложным. Вдобавок к этому, у компании не было возможности ограничить права доступа для пользователей, которые не должны видеть те или иные документы.

Компания продолжала расти, а объем документов — увеличиваться, поэтому юридический и финансовый отделы выступили с предложением внедрить СЭД для повышения эффективности.

При выборе решения Skyeng было важно:

• Гибкость, возможность адаптировать бизнес-процессы под свои задачи.
• Легкость настройки.
• Современный и удобный пользовательский интерфейс.
• Возможность интеграции с другими приложениями через готовый API.

Команда «Хоулмонт» готова выполнить любые проекты по заказной разработке программного обеспечения, а также внедрению готовых продуктов. В Skyeng выбрали систему электронного документооборота ТЕЗИС, разработанную «Хоулмонт». Расширенная редакция, которую приобрел заказчик, отличается наиболее широкими возможностями и максимальной гибкостью.

Решение

На первом этапе в СЭД ТЕЗИС реализовали процессы, в которых задействовано наибольшее количество специалистов Skyeng. После этого в систему постепенно добавлялись новые направления.

Для адаптации системы под задачи заказчика использовались встроенные инструменты, в частности, визуальный дизайнер бизнес-процессов.

Как СЭД ТЕЗИС автоматизирует работу Skyeng:

• Повышение эффективности документооборота
  Через систему проходят приказы, корреспонденция, договоры и бухгалтерские документы. Автоматизированы все этапы работы: создание, внесение правок в текст, согласование, регистрация, отправка адресату, архивное хранение. При определении пути движения документа и участников процесса учитываются тип документа, доходный он или расходный, а также сумма, о которой идет речь. На отдельной вкладке в карточке можно обсуждать документ с другими пользователями.
  
  В списке документов наглядно показаны основные данные по каждому из них. Все действия заносятся на вкладку с журналом. За счет этого пользователи всегда легко могут понять, о чем идет речь и на какой стадии находится работа. Настройка прав доступа позволяет разрешить просмотр и редактирование документа определенным сотрудникам или группам.
• Организация работы с запросами
  Для запросов на подготовку отдельных документов, к примеру, допсоглашений, а также для оформления доверенностей или пересылки документов используется встроенная в СЭД ТЕЗИС функциональность задач. Например, менеджер может поставить юристу задачу на подготовку доверенности. Готовый документ прикрепляется в карточку задачи и переходит на согласование. Копия финальной подписанной доверенности также хранится в системе. Представление версий в хронологическом порядке и сквозная нумерация помогают сотрудникам не запутаться.
• Встроенные уведомления
  Когда от пользователя ожидаются какие-то действия по документу, ему приходят уведомления на e-mail, в панель управления и в десктопное приложение ТЕЗИС-Помощник. Это помогает своевременно отреагировать и не пропускать важные события.
• Простая настройка без программирования
  Skyeng активно использует встроенные инструменты настройки СЭД ТЕЗИС. При помощи визуального дизайнера бизнес-процессов можно задавать новые маршруты обработки документов и изменять уже существующие. Также востребована опция быстрого и удобного добавления новых полей в карточку документов. Для использования всех перечисленных возможностей не нужны знания разработки ПО, достаточно курсов администратора СЭД ТЕЗИС.