Управление договорами, командировками, закупками и качеством в Valio

О заказчике

Финский концерн Valio — один из крупнейших в мире производителей молочной продукции. Российское подразделение ООО «Валио» организовано в 1994 году. В его структуру входит собственный завод по производству плавленых и желтых сыров, расположенный в Подмосковье. Кроме того, завод выполняет функции дистрибуционно-логистического центра, откуда продукция Valio отправляется клиентам со всей России и торговым партнерам из стран СНГ. Подразделение также работает с партнерскими производствами, выпускающими под контролем и по заказу компании молоко, йогурты, творог и другую продукцию Valio.

Ситуация

В компании «Валио» было решено внедрить новую СЭД для повышения эффективности и прозрачности процессов, которые относятся к внутреннему документообороту, в том числе, к договорной деятельности, оформлению командировок и переработок, проведению закупок, обработке сообщений о несоответствии.
Заказчик планировал решить следующие задачи:

• Обеспечить возможность гибкой маршрутизации документов в соответствии с принципами процессного подхода к управлению.
• Автоматизировать отслеживание времени выполнения задач, движения документов, занятости сотрудников и других показателей.
• Реализовать механизм подготовки консолидированной отчетности по различным аспектам обработки документов и исполнительской дисциплины.
• Создать централизованное структурированное хранилище документов с разграничением прав доступа для пользователей.
• Обеспечить безопасность работы в системе и передачи данных по открытым каналам связи.

Решение

Компания «Валио» остановила свой выбор на решении СЭД ТЕЗИС. В ходе внедрения системы были настроены справочники и виды документов, а также последовательность этапов различных процессов. Кроме того, проведена интеграция с учетной системой 1С и ERP системой Axapta. В СЭД перенесены архивные данные из этих систем, регулярно выполняется синхронизация информации о статьях затрат, контрагентах, номенклатурных группах товаров, подразделениях, должностях, сотрудниках и т.д.

Управление договорами

В СЭД ТЕЗИС реализовано управление договорами поставки и закупки, а также дополнительными соглашениями к ним.

Для договоров поставки настроены также сопроводительные листы, где указывается дополнительная информация (сотрудничали ли раньше с этим контрагентом, сколько у него торговых точек, возможна ли отсрочка платежа и так далее).

Через СЭД ТЕЗИС проходят все этапы: создание документа, согласование внутри компании и с контрагентом, регистрация в канцелярии. При согласовании автоматически определяются участники каждого этапа, однако можно добавить дополнительных пользователей вручную. Предусмотрена возможность согласования договоров с протоколом разногласий. Если при запуске процесса была выбрана эта опция, то документ можно будет не только согласовать или отправить на доработку, но и согласовать с замечаниями. В этом случае к договору прикладывается протокол разногласий — список изменений для обсуждения с контрагентом. При отправке договора дальше по процессу система документооборота автоматически проверяет, что пользователь прикрепил протокол, и напоминает, если он забыл это сделать.

Оформление командировок и переработок

Оформление командировок в компании «Валио» также проходит через СЭД ТЕЗИС. В системе документооборота создается заявка, где командированный указывает, куда и с какой целью едет. Когда заявку согласует руководитель, в СЭД ставится задача и подключается координатор. Он приобретает билеты, бронирует гостиницу, организует трансфер и вносит эти данные в систему. После этого отдел кадров получает задачу по оформлению приказа, а бухгалтерия — по расчету командировочных.

После возвращения из командировки сотрудник, который туда ездил, заполняет в СЭД ТЕЗИС авансовый отчет о фактически израсходованных средствах и отправляет его на проверку в бухгалтерию. Завершается процесс выгрузкой авансового отчета в ERP.
Также в системе электронного документооборота происходит обработка заявки на привлечение сотрудника к работе сверхурочно и оформление соответствующего приказа.

Закупки

Для подготовки к проведению различных закупок, от офисной техники до производственного оборудования, используются заявки в СЭД ТЕЗИС. Сперва запрашивается оценка заявки у специалиста по закупкам, который сравнивает предложения и выбирает лучший вариант. Затем инициатор подтверждает оценку и направляет заявку на согласование руководителю. Согласованная заявка переходит специалисту по закупкам уже непосредственно для выполнения.

Согласование поставщиков

СЭД ТЕЗИС помогает упорядочить процесс согласования поставщиков. В ООО «Валио» для каждого контрагента вне зависимости от того, сотрудничали с ним раньше или нет, определяется сумма закупок на год. Если эта сумма больше установленных значений, то к процессу автоматически подключаются финансовый контролер и менеджер по безопасности. После согласования поставщика координатор по договорам добавляет информацию о нем в ERP.

Управление несоответствиями

В СЭД ТЕЗИС происходит обработка сообщений о несоответствии: испорченной упаковке, просроченных продуктах и т.п. Их получают и рассматривают менеджеры по качеству. Если несоответствие подтверждается, то менеджер ставит задачу по исправлению ситуации и контролирует исполнение.