Цифровизация договорного документооборота у производителя бытовой техники Whirlpool
Заказчик
Whirlpool — один из крупнейших в мире производителей бытовой техники. На российский рынок поставляется продукция принадлежащих компании брендов Whirlpool, KitchenAid, Indesit и Hotpoint. Российское подразделение включает в себя московский головной офис и производственную площадку, расположенную в Липецке.
Ситуация
Российскому подразделению Whirlpool требовалось автоматизировать документооборот как в головном офисе, так и на производстве. Раньше в компании не использовали СЭД, поэтому внедрение происходило с нуля.
Основной вид документов, с которым планировалось работать в системе, — это договоры. Путь их согласования и состав участников процесса зависит от предмета, суммы и других условий. Поэтому от СЭД требовалась гибкость, возможность учесть все особенности работы Whirlpool.
К нам обращаются не только для разработки программного обеспечения на заказ, но и для внедрения готовых продуктов.
Решение
В готовой конфигурации СЭД ТЕЗИС содержится вся функциональность, необходимая для автоматизации договорного документооборота. При внедрении системы учтены все особенности бизнес-процессов заказчика.
В СЭД ТЕЗИС переведена работа с договорами на поставку готовой продукции, на перевозки, на банковские услуги, на услуги маркетинга и так далее. Заметно повысился уровень автоматизации процессов согласования. Так, карточки договоров создаются по шаблонам. В зависимости от автора карточки автоматически поля с информацией об инициаторе процесса и его подразделении. Этапы и участники согласования также добавляются без участия пользователя и зависят от вида документа.
Особенности проекта:
- Согласующие договор пользователи могут вернуть его на доработку не только инициатору, но и любому из участников предыдущих этапов.
- На все страницы документа в СЭД ТЕЗИС автоматически добавляется QR-код, уникальный для каждой карточки. При сканировании подготовленного в системе, распечатанного и подписанного договора QR-код распознается, и вложение автоматически попадает в нужную карточку. Также QR-коды можно использовать при поиске документов.
- В системе реализована возможность вести справочники организаций Whirplool и контрагентов на двух языках, русском и английском. Также поддерживается работа с мультиязычными договорами.
- Системные уведомления помогают своевременно брать документы в работу, вносить правки и принимать решения. Кроме того, если пользователь просрочил согласование договора на три дня, то уведомление направляется его руководителю, который сможет ускорить процесс.
- СЭД ТЕЗИС интегрирована с системой SAP, откуда загружаются справочники пользователей и контрагентов.
Результат
СЭД ТЕЗИС значительно ускоряет работу с договорами за счет автоматизации действий, которые раньше выполнялись вручную. Кроме того, автоматизация позволила уменьшить количество ошибок. Например, система упрощает заполнение карточек при регистрации, а также сама подставляет нужных участников согласования.
Уведомления в самой системе, в электронной почте и в десктопном приложении ТЕЗИС-Помощник позволят пользователям оперативно узнавать о важных событиях, например, о новом документе, который нужно взять в работу.
Благодаря внедрению СЭД ТЕЗИС в Whirlpool появился единый цифровой архив, где можно легко найти документ, зная ключевые слова из названия или содержания.
