Сквозной документооборот для Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа

О заказчике

Проект внедрения системы электронного документооборота в Ямало-Ненецком автономном округе охватывает Правительство региона, органы государственной власти и местного самоуправления, а также подведомственные государственные и муниципальные учреждения. На текущий момент общее количество подключенных к единой СЭД организаций превышает 850.

Ситуация

Процесс перехода на новую систему стартовал в 2020 году. На тот момент в Правительстве ЯНАО использовали единую СЭД с территориально распределенной схемой размещения и взаимодействием через шлюз на базе иностранного ПО Lotus Notes. Он обеспечивал юридическую значимость всего документооборота автономного округа, но налагал ряд архитектурных и технических ограничений: не было возможности вести единую базу документов и резолюций, обмен между организациями был осложнен дополнительными пересылками через шлюз, сложные процессы доработки и развития функциональности, распределенная схема администрирования и др.
Также одной из главных причин замены стало решение о переходе на российские технологии.

В прошлой системе электронного документооборота работали порядка 15 тысяч пользователей. Из-за ряда объективных причин было установлено требование о запуске нового решения для всех пользователей одномоментно. Область автоматизации процессов, связанных с ЭДО, охватывала:

• Канцелярию
• Договоры
• Организационно-распорядительную документацию
• Работу с резолюциями
• Обращения граждан
• Использование электронной подписи в части обеспечения юридической значимости
• Мобильные рабочие места руководителей высшего звена
• МЭДО 2.7
• Интеграции: интернет приемная и ЛК ЕПС

Кроме того, для бесшовного продолжения рабочего процесса при переходе на новую систему предстояло мигрировать более 800 тысяч документов.

Для реализации проекта была выбрана СЭД ТЕЗИС. Это полностью российское решение, которое включено в реестр Минцифры РФ. Одна из ключевых ее особенностей — полная кроссплатформенность, совместимость с отечественными сертифицированными операционными системами, сертифицированными версиями российских СУБД и российскими либо свободно распространяемыми офисными пакетами. В основе СЭД ТЕЗИС лежит платформа Jmix (ранее CUBA Platform) — решение с открытым кодом с возможностью быстрой разработки корпоративного ПО, также включенное в реестр Минцифры РФ.

Решение

Команда СЭД ТЕЗИС реализовала широкий набор функций:

• Автоматизация документооборота, включая работу с входящими, исходящими и внутренними документами, а также организационно-распорядительной документацией.
• Подготовка резолюций, их утверждение, исполнение и контроль.
• Работа с помощниками — все документы и поручения проходят предварительный контроль.
• Мобильное рабочее место для руководителей.
• Учет обращений граждан.
• Электронная канцелярия.
• Поддержка использования электронной подписи.
• Шлюзы с учетной системой, ССТУ, ФИАС, МЭДО 2.2, 2.5, 2.7, 2.7.1, интернет-приемной, ЛК ЕПС, ПОС.

Полнотекстовый поиск, фильтры и отчеты

В СЭД ТЕЗИС у пользователей появилась возможность сквозного полнотекстового поиска, то есть можно найти документ по одному или нескольким словам, независимо от того, где они находятся — в заголовке, тексте или любом другом поле карточки. Кроме того, при поиске можно задавать различные дополнительные условия, фильтры и сортировки, например, искать все документы по взаимодействию с конкретной организацией, за определенный срок и с определенным подписантом. СЭД ТЕЗИС позволяет сгруппировать выданные поиском документы по различным параметрам и быстро выгрузить их в отчет.

Обсуждение документов и установка замещений

Благодаря системе ТЕЗИС стало возможным обсуждение документов внутри СЭД с исполнителями — теперь это можно сделать в той же карточке.

Кроме того, пользователи могут устанавливать замещение на определенный срок, например, на время отпуска или больничного. По окончанию срока замещение будет автоматически снято и доступ к документам замещаемого будет автоматически отключен.

Мобильное приложение

Руководители большую часть времени работают в мобильном приложении. Со смартфонов или планшетов они обрабатывают тысячи документов в день. В мобильном приложении можно принимать управленческие решения, корректировать поля карточки документа, оставлять пометки для исполнителей или помощников в графическом образе документа. Работать в мобильном приложении можно как онлайн, так и оффлайн. Мобильное приложение было глобально проработано под требования заказчика как в функциональной части, так и в части интерфейса.

Процесс внедрения

Одной из важных задач при внедрении СЭД ТЕЗИС стала миграция большого объема данных. Как было отмечено ранее, на старте проекта планировалось перенести порядка 800 тысяч документов. В итоге, на текущий момент, когда СЭД ТЕЗИС уже запущена в промышленную эксплуатацию, перенесено свыше 1 миллиона. API для приема документов новой системой подготовила команда СЭД ТЕЗИС, выгрузку из старой системы и перенос документов осуществляли специалисты со стороны Заказчика.

Также много внимания уделялось обучению пользователей. Совместными усилиями команды СЭД ТЕЗИС и заказчика проведены курсы для более чем 500 ключевых пользователей системы. Для всех сотрудников ЯНАО подготовлен обучающий портал с памятками, видеоинструкциями и возможностью проверки знаний. Им воспользовались около 4 500 сотрудников.

Для поддержки пользователей команда со стороны Заказчика разработала телеграм-бот, с помощью которого можно получить ответы на часто задаваемые вопросы, восстановить доступ к учетной записи или связаться с прикладным специалистом, а также воспользоваться справочником контактов. Команда СЭД ТЕЗИС в первые две недели после запуска организовала круглосуточное дежурство и оказывала техническую поддержку и решала возникающие вопросы.

Для контроля нагрузки на инфраструктуру и архитектуру системы проводились серии тестовых запусков как с участием синтетических тестовых алгоритмов, так и с привлечением реальных пользователей. Они предоставили возможность выявления и оперативного устранения ряда проблемных мест в инфраструктуре и архитектуре системы. Совместная работа команд разных разработчиков программно-аппаратных продуктов, решения которых вошли в единый инстанс, на котором функционирует СЭД (РедОС, Huawei, Postgres Pro, специалисты заказчика), позволила добиться стабильной и надежной конфигурации.